Hoe halen we optimaal rendement uit een ERP implementatie?
Vrijwel iedereen die een ERP implementatie heeft meegemaakt, weet dat het een veelomvattend proces is. Tijdens een ERP implementatie gaat het gesprek vaak over key-users, processen, migraties, en vele andere technische aspecten. Maar evenzeer veronderstelt een nieuw ERP systeem veranderingen in hoe medewerkers hun werk doen en hoe zij binnen hun eigen afdeling en met andere afdelingen samenwerken. Naast een verandering in techniek, vraagt een ERP systeem dus ook verandering in hoe het werk georganiseerd wordt en vraagt het om verandering in gedrag van betrokken medewerkers. Een ERP implementatie gaat naast geld, scope, tijd en kwaliteit dus ook over mens en organisatie. Alleen door al deze verschillende aspecten juist en tijdig met elkaar te verbinden wordt een optimale situatie voor tevreden opdrachtgevers gecreëerd.
Waarom is deze verbinding zo belangrijk?
Hoe krijgen we dit voor elkaar? Hoe zorgen we dat we 'zachte' aspecten op hun waarde schatten? Betrokkenheid, afstemming, consistentie, doe-mentaliteit, samenwerken? Ongrijpbare aspecten? Uit onderzoek blijkt dat 60% van alle ERP implementaties succesvoller kan! Naast een goede definitie van de scope, verdieping, detaillering en borging blijkt dat er meer nodig is om de toegevoegde waarde van een ERP pakket volledig tot haar recht te laten komen. Is iedereen wel voldoende doordrongen van 'nut & noodzaak' van het nieuwe systeem? Behoudt iedereen zijn functie? Voor wie wijzigt de functie-inhoud? Zijn er nog andere doelstellingen waar niet expliciet over wordt gesproken, waardoor - vaak onnodige - onrust wordt veroorzaakt? Het effectief beïnvloeden van deze zachte succesfactoren en criteria (cultuur, gedrag, leiderschap, samenwerking e.d.) blijkt vaak de harde randvoorwaarde voor succes.
Wat is succesvol?
Succes beperkt zich niet de kwaliteit van het gekozen - of nog te kiezen - ERP systeem. De meeste moderne ERP systemen beschikken in principe over voldoende mogelijkheden om organisaties effectiever, slimmer, sneller, of efficienter te laten leveren of produceren. Wij zijn echter van mening dat een implementatie pas succesvol is als de organisatie na de implementatie aantoonbaar effectiever en doelmatiger functioneert en haar investering daadwerkelijk terugverdient. Dit door onder meer goedkoper produceren, snellere doorlooptijden, slimmere rapportages, toegenomen klanttevredenheid en ga zo maar door. Essentieel hierbij is dat de verbeterdoelen op voorhand duidelijkheid zijn (kwalitatief en kwantitatief), zodat -direct na de implementatie- de te behalen betere resultaten voor alle betrokkenen eenduidig en realistisch kunnen worden vastgesteld.
Het belang van harde en zachte argumenten
Het voorgaande betekent dat doelgerichtheid en eensgezindheid net zo belangrijk zijn als een gedegen technische en financiële selectie van het ERP pakket. Wat moet het bovenliggende resultaat zijn van een ERP implementatie? Hanteren de verschillende belanghebbenden en stakeholders dezelfde definities van succes? Wat zijn de gevolgen van een ERP implementatie voor het primaire proces? Welk effect heeft het nieuwe ERP systeem op de in - en externe informatievoorziening? Worden processen dadelijk voor de mensen duidelijker en consistenter?
Zijn na de ERP implementatie dezelfde medewerkers nodig? Met dezelfde competenties, talenten en ervaringen? Is de leiding voldoende in staat om medewerkers bondgenoot te maken in het verbeter proces en zo de organisatorische randvoorwaarden voor toekomstige successen te bewerkstelligen?
Hoe zorgt (F)IT4Purpose voor een succesvolle ERP implementatie?
ECHT® (F)IT for Purpose waarborgt als integrale organisatie-ontwikkelingsaanpak dat de zachte aspecten en argumenten in een organisatie onderdeel worden van het proces en dat er consensus ontstaat over de te behalen resultaten en de daarvoor benodigde acties. Daarnaast levert ECHT® (F)IT for Purpose bij oplevering van het project een geaccepteerde nieuwe werksituatie op waardoor het nieuwe ERP systeem optimaal tot haar recht komt.
Timing
Onze aanpak komt het beste tot haar recht als deze direct vanaf de start van het project wordt toegepast. Immers: Pak iets aan voordat het een probleem is. Schep orde voordat de chaos intreedt - Lao-Tse
De praktijk leert ons echter ook dat er meestal eerst focus op de techniek is en dat pas later de organisatorische en (inter)menselijke aspecten onderwerp van gesprek zijn. Ongeacht het moment waarop deze consequenties onderdeel worden van het totale proces is het van het grootste belang dat goed wordt vastgelegd wat de verwachtingen zijn, welke doelen ingevuld moeten worden om deze waar te maken en welke acties door welke medewerkers cruciaal zijn voor het welslagen van het project. De actiepunten die voortkomen uit deze brede analyse vormen de basis voor het realisatieplan en het uiteindelijke succes van de implementatie.
Hoe doen we dit?
Naast de technische project aanpak die meestal door een IT-leverancier wordt begeleid, wordt ook een organisatie-ontwikkelingstraject doorlopen.